Leitfaden
Software für Schwimmschulen: was sie können muss
Die neun Funktionen
Was eine Schwimmschule wirklich braucht
Funktionslisten sind lang. Diese neun Punkte entscheiden im Alltag darüber, ob die Software Arbeit abnimmt oder neue schafft.
Online-Buchung rund um die Uhr
Eltern buchen abends, wenn die Kinder im Bett sind. Freie Plätze müssen live sichtbar sein, Geschwister in einem Vorgang buchbar.
Kursstufen und Aufstiege
Von Wassergewöhnung bis Gold: Die Software muss Stufen kennen, Folgekurse vorschlagen und Eltern beim Wechsel informieren.
Wartelisten mit Automatik
Deutsche Schwimmschulen sind ausgebucht. Wird ein Platz frei, muss ihn das System selbst anbieten, sonst bleibt es Telefonarbeit.
Kapazität je Wasserzeit
Überlappende 30- und 60-Minuten-Kurse derselben Trainerzeit müssen gemeinsam gerechnet werden, sonst entstehen Doppelbuchungen.
Trainerportal
Lehrkräfte brauchen Teilnehmerliste und Anwesenheit auf dem Handy, nicht als ausgedruckte Liste am Beckenrand.
Rechnungen und Mahnwesen
Rechnungen sollten automatisch entstehen und Zahlungserinnerungen von selbst hinausgehen.
Ausfall und Ersatztermin
Fällt eine Stunde aus, informiert ein gutes System die Betroffenen und holt die Rückmeldung selbst ein.
Öffentliche Website
Ohne auffindbare Website bringt die beste Verwaltung keine neuen Familien. Sie sollte Teil des Systems sein, nicht daneben stehen.
Datenschutz für Kinderdaten
Auftragsverarbeitungsvertrag, EU-Serverstandort, eingebaute Löschfristen und jederzeitiger Datenexport.
Sehen statt lesen
Die neun Punkte, in der laufenden Software
Sechs Stationen aus der Vorführung. Jede zeigt eine der Funktionen im Betrieb.
Eltern finden Sie bei Google und buchen auf derselben Seite.
ihre-schwimmschule.de
Ihre Website ist Teil der Software
Startseite, Kurse, Standorte, Team, Blog: alles da, alles in Ihren Farben und Texten. Kein Baukasten daneben, kein zweiter Vertrag.
Eltern buchen selbst, rund um die Uhr
Freie Plätze in Echtzeit, Geschwister in einem Vorgang, Zahlung per Karte, SEPA oder Überweisung. Doppelbuchungen schließt das System selbst aus.
Der Stundenplan färbt sich selbst
Jede Kachel zeigt ihre Auslastung: Grün läuft, Gelb ist knapp, Rot braucht Aufmerksamkeit. Verschieben, Vertretung und Ausfall gehen direkt im Kalender.
Das System sagt Ihnen, was heute ansteht
Kurse ohne Trainer, Kurse unter der Mindestzahl, Kurse ohne eine einzige Buchung: Was zu tun ist, steht morgens schon da.
Die Warteliste rückt von selbst nach
Wird ein Platz frei, bekommt die nächste Familie automatisch ein Angebot mit Frist. Sagt sie ab oder meldet sich nicht, geht es weiter zur nächsten.
Der Schriftverkehr läuft von allein
Bestätigung, Zahlungslink, Ersatztermin bei Ausfall, Wechsel in die nächste Kursstufe: Jede E-Mail geht automatisch raus und bleibt nachvollziehbar archiviert.
Zugang steht offen: demo@example.com · demo1234
Drei Arten von Anbietern
Und wofür sie taugen
Der Preis sagt weniger über die Eignung aus als die Frage, wie viel Sie danach noch selbst zusammenhalten müssen.
| Gruppe | Stärke | Schwäche |
|---|---|---|
| Studio- und Fitness-Plattformen | Ausgereifte Kursbuchung, oft mit Marktplatz | Keine Schwimm-Logik: keine Kursstufen, keine Wartelisten je Wasserzeit, Kunde statt Kind im Datenmodell |
| Buchungs- und Kurs-Tools | Funktional nah an der Schwimmschule | Laufen neben der Website; Rechnungswesen und Trainerkommunikation bleiben oft außen vor |
| All-in-One-Systeme | Website, Buchung, Verwaltung, Trainerportal und Rechnungen in einem Produkt | Der Wechsel will vorbereitet sein, die Datenübernahme ist der entscheidende Schritt |
Was Natarivo anders macht
Als All-in-One-System gebaut
Die Website gehört zum Produkt, jede Buchung schreibt Kundenprofil, Kursplatz, Rechnung und E-Mail in einem Zug.
Website inklusive
Mit eigenen Stadt- und Regionsseiten, Blog und sauberem technischem Unterbau, damit Eltern Sie überhaupt finden.
Offene Preise
Alle Preise stehen auf der Website, alle Funktionen sind enthalten, und auf Online-Zahlungen schlagen wir nichts auf.
Wartelisten-Automatik
Ein freier Platz löst ein befristetes Angebot an die nächste passende Familie aus, gerechnet über die gesamte Wasserzeit.
Der Wechsel
Wie Sie ihn vorbereiten
Der häufigste Grund, warum Schwimmschulen bei Excel bleiben, ist die Angst vor der Umstellung. Diese vier Schritte nehmen ihr die Schärfe.
- 1
Bestand sichten
Welche Listen gibt es, wie sauber sind sie, was muss wirklich mit?
- 2
Datenübernahme mit Abnahme
Familien, Kinder, laufende Kurse und die Warteliste werden übernommen und gegen die Originale geprüft.
- 3
Parallelbetrieb
Das alte System läuft weiter, bis Sie die Freigabe erteilen. Kein Stichtag mit Risiko.
- 4
Schulung und Start
Büro und Trainerteam werden eingewiesen, danach begleiten wir die ersten Wochen.
Nachgefragt
Häufige Fragen
Was ist Software für Schwimmschulen?
Software für Schwimmschulen verwaltet Kurse, Anmeldungen, Teilnehmende, Wartelisten und Zahlungen digital. Reine Buchungs-Tools decken nur die Anmeldung ab. Ein vollständiges Schwimmschul-System umfasst zusätzlich die öffentliche Website, Kursstufen von Wassergewöhnung bis Gold, ein Trainerportal, Rechnungen und den automatischen Schriftverkehr mit den Eltern.
Wie erkenne ich ein All-in-One-System?
Daran, dass die öffentliche Website zum Produkt gehört und jede Buchung Kundenprofil, Kursplatz, Rechnung und E-Mail in einem Zug schreibt. Fragen Sie danach, wie viele Verträge und Zugänge Sie am Ende haben: Bei einem All-in-One-System ist es je einer.
Was kostet Software für Schwimmschulen?
Üblich sind eine einmalige Einrichtung und eine laufende Gebühr, oft mit einem Anteil je Buchung. Achten Sie auf Aufpreise für einzelne Module und auf Aufschläge auf die Zahlungsgebühren: Beides taucht im Einstiegspreis selten auf. Natarivo kostet ab 990 € Einrichtung, danach 19 € im Monat, 1 % je Buchung und 0,25 € je Teilnehmer ab dem 21., ohne Modul-Aufpreise und ohne Aufschlag auf Zahlungen.
Kann ich vorher ausprobieren?
Ja. Unter demo.natarivo.de läuft eine vollständige Schwimmschule mit erfundenen Daten. Die Zugangsdaten stehen offen auf der Seite, eine Registrierung ist nicht nötig.
Sehen Sie es selbst, bevor Sie entscheiden.
Die Demo ist eine vollständige Schwimmschule zum Durchklicken. Ohne Anmeldung, ohne Verkaufsgespräch.
Lieber sprechen? 0171 18 07 100 · Erstgespräch buchen