Kursverwaltung
Kursverwaltung für Schwimmschulen
Ein Arbeitstag mit und ohne System
Der Unterschied zeigt sich morgens um halb neun
Nicht in der Funktionsliste.
| Situation | Mit Excel und Telefon | Mit Natarivo |
|---|---|---|
| Neue Anmeldung kam nachts | Neue Anmeldung kam nachtsMail lesen, Liste öffnen, eintragen, Bestätigung tippen | Ist bereits gebucht, bestätigt und bezahlt |
| Kind wechselt die Stufe | Kind wechselt die StufeIn zwei Listen umtragen, Eltern anrufen | Ein Klick, Eltern werden automatisch informiert |
| Trainerin meldet sich krank | Trainerin meldet sich krankVertretung suchen, Liste ausdrucken, Eltern anrufen | Vertretung eintragen, Portal und Eltern sind sofort aktuell |
| Stunde fällt aus | Stunde fällt ausRundruf am Abend | System informiert Betroffene und fragt den Ersatztermin ab |
| Jemand hat nicht bezahlt | Jemand hat nicht bezahltKontoauszug mit der Liste vergleichen, anrufen, am Ende mahnen | Erinnerung geht von allein raus; kommt nichts, wird der Platz wieder frei |
Geld
Sie müssen dem Geld nicht hinterherlaufen
Das ist der Punkt, über den sich Schwimmschulen am meisten ärgern: Ein Kind sitzt im Kurs, aber bezahlt ist nichts. Bei uns kann das gar nicht erst passieren.
- 1
Eltern buchen online
Sie bezahlen sofort mit. Der Platz ist bezahlt, bevor der Kurs beginnt.
- 2
Eltern wollen lieber überweisen
Sie bekommen eine Woche Zeit dafür.
- 3
Zwei Tage vor Schluss
Das System schickt von allein eine freundliche Erinnerung. Sie müssen daran nicht denken.
- 4
Es kommt trotzdem kein Geld
Die Anmeldung löst sich automatisch wieder auf. Sie müssen niemanden anrufen und nichts mahnen.
- 5
Der Platz ist wieder frei
Das nächste Kind von der Warteliste bekommt ihn sofort angeboten. Der Kurs bleibt voll.
Der Umfang
Was die Kursverwaltung abdeckt
Alles, was zwischen Anmeldung und Abzeichen passiert.
Kursplanung
Kurse mit Standort, Bad, Wasserzeit, Trainer, Niveau und Kursform anlegen, auch als Serie über eine ganze Saison.
Teilnehmende und Kinder
Familien mit mehreren Kindern, Notfallkontakt, Schwimmniveau und Kursziel, ohne Doppelanlage.
Anwesenheit
Am Beckenrand auf dem Handy abhaken; Fehlzeiten sind später nachvollziehbar.
Auslastung auf einen Blick
Der Stundenplan färbt sich nach Belegung: Was rot ist, braucht Aufmerksamkeit.
Zahlungen und Rechnungen
Die Rechnung entsteht automatisch, Erinnerungen gehen von selbst hinaus, offene Posten sind sichtbar.
Handlungsbedarf
Wackelige Kurse, fehlende Trainer und volle Wartelisten stehen morgens auf einer Liste.
Nachgefragt
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Kursverwaltung und Buchungssystem?
Ein Buchungssystem nimmt Anmeldungen entgegen. Die Kursverwaltung ist das, was danach passiert: Teilnehmendenlisten, Anwesenheit, Stufenwechsel, Vertretungen, Ausfälle, Rechnungen und die Kommunikation mit den Eltern. Erst beides zusammen ergibt eine Entlastung im Alltag.
Kann ich mehrere Standorte und Bäder verwalten?
Ja. Standorte, Bäder und Regionen sind vorgesehen; Kurse, Teams und Auswertungen lassen sich je Standort führen.
Funktioniert das auch für Ferien- und Intensivkurse?
Ja. Ferienblöcke mit eigener Wochenlogik sind eingebaut, inklusive Paketpreisen für mehrere Tage und Wochenfiltern für die Eltern.
Können mehrere Personen gleichzeitig arbeiten?
Ja, mit unterschiedlichen Rollen: Leitung, Büro und Trainerinnen sehen jeweils genau das, was sie brauchen.
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